Najczęstsze błędy w zamówieniach publicznych na zakup licencji na oprogramowanie

3. Wybierz konkretny program, w którym mają być dostarczone licencje

Programy, w których sprzedawane są licencje, mogą się różnić w zależności od producenta. Microsoft utrzymuje jednak, że program, w którym dostarczana jest licencja, nie ma wpływu na funkcjonalność produktu i generalnie określa wysokość rabatu na podstawie kwalifikacji użytkownika i liczby zakupionych licencji. Więcej informacji można znaleźć tutaj: Porównanie umów licencyjnych Microsoftu dlasektora komercyjnego i rządowego.

4. Zawężenie specyfikacji poprzez określenie grupy kwalifikowalności

Dla wszystkich grup odbiorców istnieją tylko dwa czynniki zależne od zdefiniowanej grupy kwalifikacyjnej, z których jeden nie ma zastosowania w ujęciu bezwzględnym (korzystniejszy poziom rabatu). Drugim czynnikiem jest ograniczenie w przypadku odsprzedaży - przykładowo licencje przeznaczone dla sektora rządowego nie mogą być wykorzystane przy odsprzedaży przez organizacje komercyjne lub organizacje należące do sektora Akademii czy Organizacji Charytatywnych. Ograniczenie możliwości przenoszenia nie dotyczy jednak licencji komercyjnych - te mogą być wykorzystywane przez wszystkie typy użytkowników.

5. Wymagania dotyczące sposobu dostawy

Wielu zamawiających wymaga dostawy poprzez konto na portalu Microsoft License Management Portal (VLSC Portal). Konto VLSC jest internetowym narzędziem rejestracyjnym, które pozwala licencjobiorcom w programach licencjonowania wolumenowego rejestrować poszczególne licencje i związane z nimi informacje (klucze aktywacyjne, pliki instalacyjne i inne) w ramach tego konta. Wpisanie licencji do tego portalu/konta nie stanowi jednak dowodu prawowitego posiadania licencji i nie jest warunkiem przekazania licencji. Rejestracja nie ma również wpływu na funkcję licencji, ani na jej treść i zakres.

6. Niewłaściwy rodzaj produktów

W ramach praktyki kilkukrotnie spotkaliśmy się również z wyborem produktów, które z praktycznego punktu widzenia nie miały sensu dla klienta. Zazwyczaj zakup dużej ilości licencji, które są przeznaczone dla osób fizycznych lub małych firm. Te detaliczne licencje charakteryzują się tym, że nie można na nich uzyskać wyższych rabatów ilościowych, do każdej licencji jest unikalny klucz aktywacyjny (nie ma możliwości ich masowej aktywacji czy zarządzania nimi) oraz często są podrabiane. W przypadku ich zamierzonego zakupu z wolnego rynku (tzw. wtórnego, używanego itp.) niemal pewną regułą jest brak możliwości prześledzenia spełnienia wszystkich wymagań dotyczących legalnego przekazania.